Hur länge behöver arbetsgivare behålla löneposter?

Enligt US federal lag måste arbetsgivare hålla löneposter för sina anställda eller tidigare anställda under en viss tid. Mängden tid varierar dock enligt vilken stadga du hänvisar till, vilket kan leda till att du vet hur länge du ska hålla anställningsrekordet förvirrande. Genom att beakta de nödvändiga tidsgränserna enligt varje stadga samt vilka löneordrelaterade dokument som lagen kräver att du behåller, och varför kan du lättare utveckla ett system som håller löneuppgifterna så länge lagen kräver.

Dagens video

Identifikation

Löneposter är i allmänhet eventuella register som gäller de timmar som en anställd arbetar och lönerna betalas till honom eller henne enligt amerikanska avdelningen of Labor. Enligt lagen om rättvisa arbetsmarknadsstandarder innehåller löneposter uppgifter om timmen och varje arbetsvecka börjar. Antal arbetade timmar på varje arbetsdag och varje arbetsvecka. det sammanlagda belopp som arbetstagaren förvärvade arbetstid utan övertid Den ordinarie timlön för en vecka där arbetstagaren arbetade övertid. Totalt övertidslön för varje arbetsvecka. Beloppen för eventuella tillägg eller avdrag för arbetstagarens lön varje vecka. Det totala belopp som betalats för varje löptid. och de datum som omfattas av varje löneperiod, enligt U. Department of Labor. Denna information ska märkas med medarbetarens personuppgifter, inklusive namn, adress, yrke och kön. Om arbetstagaren är yngre än 19 år, inkludera även hans födelsedatum.

Tillämpliga lagar

Från och med 2010 kräver endast två federala stadgar att arbetsgivare behåller löneposter under vilken tid som helst, enligt US Department of Labor och US Equal Employment Opportunity Commission, eller EEOC. Dessa två stadgar är lagen om rättvis arbetsstandard och lagen om åldersdiskriminering i arbetslivet. För FLSA och ADEA måste de flesta löneposter sparas i tre år, enligt U. S. Department of Labor och EEOC. Även om FLSA tillåter arbetsgivare att kassera några kompletterande löneposter, inklusive lönebord, efter två år, kräver ADEA att arbetsgivarna håller dessa register i tre år.

Format

ADEA kräver inte att arbetsgivare behåller löneposter i något visst format, så länge som dokumenten är tillgängliga när EEOC begär dem, enligt EEOC. FLSA kräver inte att klockor används för att hålla koll på arbetstimmar, enligt U. Department of Labor. Inte heller kräver FLSA att uppgifter sparas i ett visst format. Enligt U.S.A. Department of Labor bör emellertid mikrofilm eller stansad tejp inte användas om inte arbetsgivaren har utrustningen för att göra dessa format lättlästa.

Funktion

Syftet med att upprätthålla löneposter för arbetstagare enligt lagen om rättvisa arbetstagare är att skydda arbetstagarnas rätt till rättvis lön enligt US Department of Labor, inklusive rätten till skyddade, icke-anställda arbetstagare till minimilönen och övertidslön. Anteckningarna kan också användas för att se till att en arbetsgivare inte anställer barn för ung för att arbeta lagligt och inte anställer barn som kan arbeta lagligt i olagligt antal timmar. Att upprätthålla journaler enligt lagen om åldersdiskriminering i sysselsättningen är avsedd att säkerställa att en anställd som upptäcker att hon kan ha blivit diskriminerad på grund av sin ålder kan hitta den information som krävs för att bevisa eller motbevisa hennes anspråk, enligt EEOC.

Överväganden

Under FLSA och ADEA hålls löneposter generellt i tre år efter det att anställd upphörde, enligt EEOC. ADEA, FLSA och andra stadgar kan kräva en arbetsgivare att hålla olika delar av en anställds fil under olika tidsrymder. Till exempel, medan ADEA kräver löneposter som ska hållas i tre år, krävs det grundläggande information om att arbetstagaren ska behållas endast ett år, enligt EEOC. För att säkerställa att ditt företag uppfyller alla krav på lagring av lagring, konsultera en kvalificerad arbetsrätt advokat.